אז מי מנהל אתכם? הזמן אתכם? או אתם את עצמכם? זה בדיוק ההבדל בין ניהול זמן/ משימות אפקטיבי, לבין ניהול בשיטת “מה שבא בא”. מי יצליח יותר בעסקים? מי שמנהלים אותו, או מי שמנהל את עצמו? 

השיטות לניהול זמן ובניית סדר עבודה אפקטיבי הן רבות, מגוונות ובמידה ומתמידים בהן – ברוב המקרים הן גם יעילות מאד. השיטה שמלווה אותי שנים, היא ‘תפריט המשימות’ שמותאמת במיוחד לפרילאנסרים ועצמאיים העובדים בגפם. 

בשביל להצליח בתפריט המשימות אתם צריכים 3 דברים. דף, עט והתמדה. זה הכל. 

אז מה עושים?

1. תעשו סדר בחוסר הסדר שבראש, ותכתבו (על דף) את כל המשימות היומיות שלכם.
2. לאחר שכתבתם אותן, תסדרו אותן מהחשובה\ דחופה יותר, לחשובה\ דחופה פחות.
3. לאחר שהכל מסודר – מתחילים את היום. ומסיימים משימה משימה, מהחשובה יותר, לחשובה פחות.
4. במהלך משימה – לא עונים לטלפונים, בכלל. משימה הסתיימה? חוזרים למי שחייג אליכם
5. קיבלתם משימה שלא כתובה בתפריט המשימות שלכם? כתבו אותה בצד, ובסיום כל המשימות שתכננתם בתחילת היום, צרו תפריט משימות חדש.

דף ועט? באיזה שנה אנחנו??

אנשים שואלים אותי “למה דווקא דף ולא תוכנה לניהול זמן?”. אז ככה, דף הוא כלי אנלוגי, לא מחייב לשיטת עבודה מסוימת – והוא יושב מול העיניים וזמין כל הזמן. תוכנות לעומת זאת, מצריכות פעולה נוספת מצדכם. לעצור הכל ולעדכן בתוכנה. לא לכולם זה מתאים, ודף ועט?  הכי קל, נגיש ויעיל כשמדובר בעסק קטן עד 2-3 עובדים. 

חשוב לציין שאני כן בעד תוכנות לניהול זמן, יש מספר ממשקים עליהם אני ממליצה ללקוחות כמו Monday וסלאק, אבל את אלו אמליץ לחברות וגופים בהם לא מדובר ב-One Man Show. 

תוכנות ניהול זמן ומשימות אלו מאפשרות למנהלים להתעדכן מסביב לשעון לגבי התקדמות פרויקטים, ביצועי עובדים, עמידה ביעדים וכמובן, יצירת קשר רציף עם עובדי הארגון והחברים בצוות. מדובר בפתרונות יעילים במיוחד לריבוי משימות ובד בבד – במניעת “עבודה כפולה”, משום שלכל עובד יש משימה מוגדרת החשופה לכולם. 

התוכנות האלו גם מאפשרות לעובדים להציג תפוקה גבוהה באופן שקוף, מתועד וומיידי, כך שזה תורם להם מבחינת מעמדם בארגון, ומדובר ביתרון ענק.

לסיכום, סדר עבודה וניהול זמן הם אולי האלמנטים החשובים ביותר בהצלחתו של עסק. עסק העובד בשיטת “מה שבא בא”, בדרך כלל יראה ככה. 

איך אתם מעדיפים להראות?